Hoe werkt mediation precies?
Voordat partijen tot mediation komen, zijn zij vaak in een impasse beland. Onderhandelingen zijn vastgelopen. De communicatie is verslechterd en standpunten zijn verhard. Men voelt zich niet begrepen, of zelfs niet gezien of gehoord. De mediator brengt partijen samen om naar elkaar te luisteren en doorbreekt deze impasse. Partijen worden weer in beweging gebracht en er ontstaat ruimte om oude denkpatronen los te laten, naar de werkelijke motieven en wensen van de ander en zichzelf te kijken, en creatief en oplossingsgericht te denken.
Het mediationproces verloopt volgens onderstaande fasen:
1. Intake en eerste bijeenkomst(en)
Zodra onze (eerste) afspraak staat, is het verstandig dat u deze bijeenkomst goed voorbereid. Zet bijvoorbeeld op papier wat voor u het probleem is, welke zaken belangrijk zijn voor u en wat de hoogste prioriteit heeft. Ook kunt u proberen in te schatten hoe de andere partij tegen het probleem aankijkt en wat voor hem/haar belangrijk is. De mediationbijeenkomsten vinden meestal plaats op een neutrale plek, bijvoorbeeld op ons kantoor. De eerste bijeenkomst is een kennismakingsgesprek (intake). U maakt kennis met de mediator en hij/zij legt uit wat mediation inhoudt en welke uitgangspunten gelden tijdens een mediation. Daarnaast krijgt u allebei de gelegenheid om uw kant van het verhaal te vertellen.
2. Mediationovereenkomst
Na de intake legt de mediatorl een aantal zaken vast in een mediationovereenkomst. Hierin staat bijvoorbeeld iets over de vertrouwelijkheid en geheimhouding, over welk onderwerp het conflict gaat en welk uurtarief geldt. Ook verklaart u dat u actief meewerkt en dat u het conflict wilt oplossen. De mediator verklaart in deze overeenkomst dat hij/zij onpartijdig zal zijn en geen enkel belang heeft bij de oplossing die u voor het conflict vindt. Als u besluit de mediation te starten, ondertekent u deze overeenkomst. Alle afspraken voor het mediationtraject staan op papier. Daarom is een dergelijke overeenkomst heel belangrijk. Elke NMI registermediator is verplicht te werken met een mediationovereenkomst.
3. Mediationbijeenkomsten
Na het ondertekenen van de mediationovereenkomst start de mediation. Tijdens de bijeenkomsten vertelt iedere partij zijn/haar kant van het conflict. Aan het eind van elke bijeenkomst vat de mediator de voortgang samen. Op verzoek van partijen maakt de mediator gespreksverslagen (op hoofdlijnen); de mediator is niet verplicht dit te doen. Na een aantal gesprekken is het bekend hoe u beiden tegen het conflict aankijkt en is duidelijk wat voor iedereen de kern van het conflict is en welke zaken in de toekomst belangrijk zijn.
4. Onderhandelingsfase
Dan is het punt bereikt waarop u en de andere partij constructief aan een oplossing gaan werken. De mediator heeft verschillende technieken waarmee hij/zij u helpt om oplossingen te zoeken. Daarna zult u toetsen hoe haalbaar de oplossingen zijn.
5. Einde: vaststellingsovereenkomst
Als de partijen samen een oplossing hebben gevonden, dan legt de mediator dit vast in een vaststellingsovereenkomst (zie art. 7.900 BW). Deze overeenkomst is belangrijk, omdat hierin alle afspraken beschreven staan die u gemaakt heeft. Het schept rechten en plichten waar u zich beiden aan dient te houden. U ondertekent deze overeenkomst allebei. Hiermee verklaart u dat u zich houdt aan de afspraken. Na ondertekening van de vaststellingsovereenkomst is de mediation afgerond.
Geen oplossing; de mediation is niet geslaagd?
Als het niet lukt om tot een oplossing te komen, dan stopt de mediation. De mediator geeft dit aan. Maar ook als u er zelf geen heil meer in ziet, kunt u aangeven dat u wilt stoppen. Er wordt dan geen vaststellingsovereenkomst gemaakt. Als de rechter u heeft doorverwezen en de mediation slaagt niet, dan wordt de gerechtelijke procedure weer opgestart.
KOSTEN VAN MEDIATION
Een mediationtraject duurt aanmerkelijk korter dan een gerechtelijke procedure. De ervaring leert dat conflicten binnen gemiddeld 3 a 4 bijeenkomsten van circa 1,5-2 uur kunnen zijn opgelost. Partijen besluiten zelf met welke frequentie ze bij elkaar komen, in de praktijk vinden de bijeenkomsten meestal plaats met een tussenperiode van één tot twee weken. Mediation is in vergelijking met een gang naar de rechter aanzienlijk minder kostbaar. De kosten bestaan uit een honorarium voor de mediator plus bijkomende kosten (zoals eventueel locatiehuur, reis- en verblijfkosten). Het honorarium wordt berekend volgens een uurtarief en is niet afhankelijk van het bereiken van een oplossing. Doorgaans worden de kosten gelijkelijk door partijen gedragen. Bij arbeidsconflicten is het de werkgever die doorgaans de kosten voor zijn rekening neemt. Maar ook hier kan een bijdrage van de werknemer worden gevraagd.
Tarieven
Iure Fortis werkt op basis op basis van uurtarieven vanaf € 150,– ex. BTW / € 181,50 incl. BTW. In het geval er twee partijen zijn dan komt dat doorgaans voor particulieren neer op € 89,25 incl BTW per uur per partij. Iure Fortis werkt met een budget van 10 uren. Dat is gemiddeld. Wordt het méér, dan nemen wij vooraf contact met u op als de uren dreigen te overschrijden. Mediationuren kunnen o.a. worden besteed aan intakegesprekken, mediationbijeenkomsten, telefoongesprekken met partijen en derden, verslaglegging, correspondentie, email, dossierstudie, het opstellen van overeenkomsten, analyse en voorbereiding. Binnen het uurtarief vallen eveneens de eventuele kosten voor inleidende, informatieve gesprekken en het in dat verband bestuderen van documenten. Soms kan er ook een fixed fee (vaste prijs) worden afgesproken voor het gehele mediationproces. Dan weet u vooraf precies waar u aan toe bent.
De mediation vindt in principe plaats ten kantore van de mediator. Is dat niet mogelijk dan wordt in overleg een neutrale vergaderruimte gezocht. De kosten daarvoor zijn voor rekening van de deelnemende partijen.
Naast de kosten van de mediator moet u niet vergeten dat bij scheiding er tevens griffierechten aan de rechtbank dienen te worden betaald. Eventueel kosten van in te schakelen derden vallen ook buiten het tarief van de mediator. U komt echter nooit voor verrassingen te staan, aangezien de mediator u vóóraf informeert over mogelijke extra kosten. De factuur van Iure Fortis gaat altijd gepaard met een declaratieoverzicht, waarop u precies kunt zien hoeveel tijd er per activiteit is besteed.